1-3-5-regeln hjälper dig på ett kraftfullt men ändå enkelt sätt att strukturera dina dagliga aktiviteter och öka din produktivitet. Genom att gå ifrån de traditionella att-göra-listorna, kan du med hjälp av denna metod uppnå en mindre överväldigande och mer fokuserad strategi för att hantera dina uppgifter.
Vad är 1-3-5-regeln?
Regeln bygger på insikten att du bara kan hantera ett begränsat antal uppgifter effektivt varje dag. Den underliggande filosofin är enkel: inte alla uppgifter är lika viktiga, och vissa förtjänar mer uppmärksamhet än andra.
Med begränsad tid och energi varje dag hjälper 1-3-5-regeln dig att prioritera de uppgifter som har störst potentiell påverkan på dina resultat.
Hur Använder Man 1-3-5-regeln?
Välj ut en större uppgift
Starta din dag med att välja den mest kritiska uppgiften som måste genomföras. Denna uppgift är dagens centrum, den viktigaste punkten på din dagordning.
Uppgiften du väljer ska vara den som har störst påverkan på de framsteg du gör under dagen för att nå dina mer övergripande mål.
Välj något som är brådskande och nödvändigt men också hanterbart inom en dags arbete.
Välj ur tre medelstora uppgifter
Nu är det dags att identifiera tre uppgifter som är lite mindre än dagens huvuduppgift men som samtidigt är viktiga och som stödjer din stora uppgift eller dina övergripande mål.
Uppgifterna ska vara måttligt komplexa och inte riktigt lika kritiska som din huvuduppgift men ändå tillräckligt betydelsefulla för att kräva fokuserat arbete.
Se till att dessa är uppgifter som kan slutföras tillsammans med din stora uppgift utan att orsaka för mycket stress.
Välj ut fem mindre uppgifter
Slutligen väljder du ut fem mindre uppgifter som är enklare och som går snabbt att slutföra. Dessa bör underlätta ditt dagliga arbete eller komplettera dina större uppgifter på små men betydelsefulla sätt.
Det kan vara rutinmässiga, administrativa eller till och med förberedande uppgifter inför större arbete.
Hur avgör du vilken kategori en uppgift tillhör?
När du nu vet grundtanken med 1-3-5-regeln så är det dags för mig att förklara hur du avgör vilken uppgift som ska hamna i vilken grupp.
När du bedömer uppgifternas påverkan bör du ta hänsyn till de långsiktiga fördelarna och resultaten.
Har uppgiften hög eller låg påverkan?
En högpåverkande uppgift kanske inte är omedelbart brådskande, men att slutföra den kan leda till betydande framsteg mot dina mål.
Uppgifter med hög påverkan är uppgifter som tar dig ett stort steg närmre dina långsiktiga mål.
Uppgifter med låg påverkan är rutinmässiga eller mindre kritiska uppgifter som upprätthåller status quo.
Använd följande tabell för att avgöra vilken påverkan uppgiften har:
| Uppgift | Påverkansnivå | Förväntat Resultat |
| Uppgift A: | Hög | För ett stort projekt framåt |
| Uppgift B: | Medium | Förbättrar en process |
| Uppgift C: | Låg | Dagligt administrativt arbete |
Är uppgiften brådskande eller viktig?
När vi nu har gått igenom vad de olika nivåerna av påverkan innebär så är det dags att prata om skillnaden mellan bådskande och viktiga uppgifter för att på så sätt underlätta ännu mer för dig när det gäller att placera dina uppgifter rätt enligt 1-3-5-regeln.
Brådskande uppgifter kräver omedelbar uppmärksamhet.
Exempel på dessa är:
- Saker som behöver göras omedelbart
- Krishantering
- Behov av att agera på oväntade händelser
Viktiga uppgifter bidrar till långsiktiga mål.
Exempel på dessa är:
- Strategisk planering
- Relationsskapande
- Personlig tillväxt
Lista nu dina uppgifter och kategorisera dem enligt följande:
- Brådskande och Viktiga
- Brådskande men Ej Viktiga
- Inte Brådskande men Viktiga
- Varken Brådskande eller Viktiga
Exempel på 1-3-5-regeln
Föreställ dig att du börjar din arbetsdag med en kopp kaffe i handen, redo att ta itu med dina uppgifter. Genom att använda 1-3-5-regeln organiserar du din att-göra-lista med fokus och prioritet.
Låt mig nu ge dig ett enkelt exempel på hur du tillämpar denna regel på din dag.
1 Stor Uppgift:
- Slutför en viktig månadsrapport.
Detta är din stora seger för dagen. Se till att avsätta en betydande del av din tid här.
3 Medelstora Uppgifter:
- Skapa ett utkast på dagordningen för avdelningens kommande månadsmöte.
- Skapa ett utkast på ett mail till potentiella kunder som du vill arbeta med.
- Gå igenom och svara på mail till kunder som vill ha mer information om den tjänst ni erbjuder.
Dessa uppgifter är viktiga men inte lika tidskrävande som din stora uppgift. De är ditt sekundära fokus.
5 Små Uppgifter:
- Svara på brådskande mejl.
- Uppdatera ditt projekthanteringsverktyg.
- Stäm av med en kollega gällande en mindre samarbetsuppgift.
- Beställ sådant som behövs till kontoret.
- Boka möten för nästa vecka.
Dessa är snabba vinster som håller momentumet igång och rensar banan för mer intensivt arbete.
Några sista ord
Ta itu med uppgifterna i storleksordning. Börja med den stora uppgiften, sedan de medelstora uppgifterna och avsluta med de små uppgifterna.
Det är en balansakt men vid dagens slut kommer du att ha gjort betydande framsteg inom olika områden, vilket ger dig en känsla av prestation och kontroll över din arbetsbelastning.
Sammanfattningsvis är 1-3-5-regeln en enkel uppgiftshanteringsstrategi som hjälper dig att prioritera dina dagliga aktiviteter.
Genom att behärska 1-3-5-regeln förbättrar du din förmåga att prioritera dina uppgifter på ett strategiskt sätt, vilket minskar den överväldigande känslan som annars kan uppstå när du har mycket att göra.
Lycka till!
Lämna ett svar